Produccion con programación muy variable

Uno de los mayores problemas que enfrenta el gerente de producción es el caso en que el departamento de ventas, a raíz de la situación del mercado o las exigencias de los clientes, modifica permanentemente el requerimiento de producción para cumplir con los pedidos. Veamos cómo resolverlo:

Tomando un ejemplo típico supongamos que se reduzca el programa del producto A, se aumente el de B, y se agregue D que no estaba planificado.

En el momento en que se produce el cambio pueden darse las siguientes situaciones:

1. Se interrumpe la fabricación de A, quedando las Ordenes de Fabricación de Semielaborados en proceso, sin terminar, y con sobrantes que no se necesitan.
2. Como se aumentó la cantidad de B, las cantidades de las Órdenes de Fabricación en curso no serán suficientes y las Órdenes de compra emitidas tampoco, por lo que casi seguramente se deberá fraccionar el montaje de B.
3. Al agregar D, la emergencia va ser mayor, ya que directamente no estaba planificado, lo que obliga a emitir ordenes de fabricación y ordenes de compra, interrumpir otras tareas para hacer "aunque sea" una producción parcial.
4. Para cumplir el incremento de B o la producción de D que no estaba planificada, seguramente se usarán piezas comunes reservadas para otros productos, que faltarán cuándo éstos se fabriquen.
5. Además, para ver la factibilidad de fabricación, siempre en estado de emergencia, se evaluarán los componentes más importantes, pero en el momento del montaje se van a necesitar "Todos" los componentes (incluidos el tornillo o la droga mas insignificante) cuyo faltante puede impedir la fabricación del producto.

Luego de un tiempo y mucha transpiración el Gerente de Fábrica y Planificación logran encauzar la producción razonablemente. ¿Qué sucederá entonces? El departamento de ventas enviará otra modificación del programa y todo vuelve a empezar. En realidad, esta situación no se termina nunca.

Si esta situación se repite con gran frecuencia, dificulta el cumplimiento de cualquier programa. Parece imposible realizar programaciones coherentes y seguirlas, lo que hace que se termine trabajando con una situación de EMERGENCIA permanente.

El nuevo programa va a ser muy difícil de cumplir, por lo que la empresa de alguna forma va a perder ventas o a entregar con atrasos. Frente a la dirección, la Gerencia de Producción aparecerá, inevitablemente, como responsable de no haber cumplido con los programas de ventas.

¿Cuál es la solución?

¿Qué podemos hacer para manejar de la mejor forma esta situación? Esencialmente hay dos caminos diferentes, pero que en conjunto se complementan:

1. Aumentar los stocks de componentes de productos de demanda variable para hacer frente a los continuos imprevistos, en particular de aquellos que tienen un ciclo de fabricación o de abastecimiento largo.
2. Disponer de un Sistema de Producción por computación con la Potencia, Flexibilidad y VISIBILIDAD que permitan mantener controlada la situación frente a todos los cambios.

El sistema debe disponer además de la posibilidad de realizar fácilmente simulaciones. Cuando en las conferencias hablamos de este tema la gente de planificación nos mira asombrada: si yo no puedo manejar esto, como lo va a Manejar un Sistema?

La respuesta es sencilla: porque un sistema posee al menos 3 elementos que el ser humano no posee.

1. Una memoria prácticamente infinita
2. Una increíble capacidad de cálculo
3. La posibilidad de hacer Simulaciones en poco tiempo o sea, imaginar "escenarios" de posibles programas y verificar las ventajas e inconvenientes de cada uno de ellos.

Es decir, hacer pruebas en pocas horas de distintas combinaciones y alternativas de Productos, Cantidades, Fechas, Recursos, Listas de materiales alternativos y Rutas de fabricación alternativas.

El sistema debe disponer en tiempo real de toda la información necesaria para correr en forma inmediata una nueva programación y determinar la nueva situación que se presenta frente a los cambios.

Siguiendo los 5 puntos planteados como inconvenientes veremos cómo nos ayudaría con este ejemplo.

1. Como se reduce la cantidad del producto A nos va a señalar cuál es la cantidad que no se necesita de Orden de Fabricación y Orden de Compra y en relación con el estado de avance que tengan, nos da la posibilidad de detenerlas o anular los saldos faltantes.
2. Por el aumento del producto B, solicitará las Órdenes de Fabricación y Órdenes de Compra por el incremento correspondiente. Si se decide fraccionar la producción de B solicitará, de ser necesario, las Órdenes de Fabricación y las Órdenes de Compra correspondientes a las nuevas fechas de fabricación.
3. Para el producto agregado D, evaluará la disponibilidad de cada componente y de ser necesario emitirá las nuevas Órdenes de Fabricación y Órdenes de Compra. Al hacerlo señalará con alertas si no fuera posible hacerlas en el tiempo necesario de reposición.
4. Al finalizar la programación, alertará si hay componentes faltantes e imposibles de reponer, por lo cual se podrán fabricar los productos con componentes alternativos. Al hacerlo el sistema ya solicita su reposición.
5. El sistema analiza a todos los componentes por igual, desde el más importante al más insignificante, por lo que no será posible pasarlos por alto.

Al finalizar la corrida debemos analizar todos los "Alertas" que nos envía el sistema señalando graves dificultades para la fabricación o compra de los componentes en las fechas necesarias.

De ser imposible cumplir con el programa planteado se harán nuevas simulaciones con cambios de fecha, de cantidades y aperturas de la fabricación hasta llegar a la combinación más conveniente.

Si de todos modos finalmente resultara imposible cumplir con el programa, el Gerente de Producción tendrá elementos contundentes para demostrar porqué no es posible cumplir con el plan o en el caso que se pudiera cumplir, cuáles son sus dificultades, y las consecuencias para el resto de los clientes, la eficiencia y el costo de producción

Conclusiones

Nadie puede hacer milagros, si los programas son muy variables se deben incrementar los stocks de los componentes de los productos involucrados. Se debe tener un sistema de producción totalmente flexible que pueda recomponer toda la situación con cada cambio y mantenerla absolutamente controlada. Al mismo tiempo, los resultados del sistema, luego de haber realizado todas las simulaciones necesarias, permiten justificar a Ventas y a la Dirección por qué es imposible cumplir total o parcialmente con el nuevo programa, liberando a Producción de la responsabilidad y en el mejor, pero difícil de los casos, logre emitir pronósticos más confiables.

Nuestra experiencia nos enseña que muchas veces Ventas no se esmera todo lo posible en hacer buenos pronósticos, puede ser que logrando deslindar responsabilidades se vuelvan más cuidadosos.

Y usted, como maneja la producción variable?