Es común que empresarios industriales se acerquen a HIPERNET preguntando si el sistema ERP que comercializamos sirve para realizar la Trazabilidad de sus productos. Por cierto que sí, les respondemos y lo invitamos a tomar un café. Imagen de muestra
Según el Comité de Seguridad Alimentaria de AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial.) la Trazabilidad es aquella sucesión de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el proceso histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de determinadas herramientas.
La exigencia de aplicar Trazabilidad tener varios orígenes como ser por ejemplo: el tipo de industria (farmacéutica, alimenticia), requisitos para exportar o para certificar normas de calidad, o por ser proveedores de empresas que lo requieren.
Sin lugar a dudas, llevar la Trazabilidad de un producto tiene grandes ventajas, ya que implica un ordenamiento interno, mejora la detección de fallas, optimiza la gestión de stock de materias primas y productos terminados, disminuye el tiempo de reacción y control en caso de partidas defectuosas y mejora la imagen comercial de la Empresa y del Producto.
Como contraparte, el empresario debe tener en cuenta que la implementación tiene como desventaja un costo generalmente mas importante de lo que se imagina, para lo cual es conveniente que realice una evaluación previa para definir el grado de profundidad y sobre que componentes va a llevar la Trazabilidad y fundamentalmente si dispone de un sistema de gestión que pueda soportar todos los aspectos de la operatoria.
Si no tiene la exigencia de realizar la implementación y lo hace para mejorar su imagen comercial, o para mejorar su organización debe realizar un análisis de costos a efectos de evaluar la relación costo/beneficio de esta operación; el costo depende del grado de profundidad con que se va a llevar la Trazabilidad, por ejemplo puede controlar solo los componentes que tengan mayor probabilidad de tener fallas con graves consecuencias para el producto o para la salud del consumidor.
Bien desde el principio
Cuando una empresa encuentra que debe llevar la Trazabilidad de sus productos tiene que analizar sus procesos productivos para determinar cuales deben ser controlados por Lote en función de las exigencias del mercado.
Por eso es preferible determinar los materiales o productos a los que se va hacer el seguimiento y si éste se realiza a través de un sistema informático, es importante poder definir cuál de los componentes ‘llevará el control por lote’, de modo que el sistema sólo ‘solicite la partida’ de los preestablecidos.
De allí la necesidad de que la Trazabilidad cuente con un sistema informático que permita identificar cada partida de material desde que ingresa al almacén hasta la finalización del proceso productivo.
Los costos paso a paso
Podríamos identificar seis grandes etapas donde impactará la trazabilidad en el costo del producto:
• El ingreso de materiales al almacény la entrega a fabrica
Al momento del ingreso de la mercadería al almacén se debe realizar una correcta identificación de la partida o lote de la materia prima, material o semielaborado ingresado. Esto significa, no solo llevar un número de lote sino también relacionarlo con información del producto suministrada por el proveedor como ser fecha de fabricación y vencimiento, certificados de fabricación o de calidad. Esta operatoria requiere contar con personal calificado para realizar esta tarea adecuadamente, teniendo en cuenta el tiempo que implica realizar esta identificación y considerando la cantidad de componentes que integran un almacén de materias primas.
Debe considerarse que para llevar control por lote, la fábrica debe tener la logística de materiales muy cuidada ya que por ejemplo, al momento del ensamblaje llegarán los componentes en recipientes separados según el lote al cual pertenecen. Esto genera que tanto en almacenes como en la planta exista un movimiento importante de “recipientes” que contienen los componentes separados por partida. Esto tiene un costo de espacio y de tiempo que no es despreciable.
Además, el personal de almacenes debe estar lo suficientemente capacitado para que cuando saca el material de la estantería para entregarla a fábrica, individualice la partida a fin de informarla al sistema, lo que implica una mayor conciencia del operario acerca de la importancia de una correcta identificación de todos los movimientos.
Por esto hay que tener en cuenta que la cantidad de movimientos administrativos y reales del material puede aumentar exponencialmente y como consecuencia, el costo final de fabricación.
• El proceso de fabricación
En cuanto al costo de la trazabilidad en el proceso de producción, hay que estimar el impacto que tiene informar al sistema el lote de todos los elementos fabricados y el seguimiento en su paso por todos los centros de costos.
El sistema informático debe manejar hasta el último detalle de todos los movimientos, sus partidas y correspondientes ubicaciones físicas en todos los almacenes y centros de costos de la empresa.
• La determinación del consumo de materiales
Debe identificarse el Lote de cada uno de los componentes utilizados en la fabricación. En muchos casos, sin Trazabilidad el consumo de materiales se hace en forma automática a través de un sistema informático, pero con trazabilidad esto requiere la intervención de un sistema mucho mas completo que presente los lotes disponibles más adecuados y personal en grado de definircuales se utilizaron.
• La producción en “terceros”
El tema es aun más complejo en el caso de la producción realizada por terceros con materiales enviados por la empresa.
En la operatoria habitual se envían los materiales al tercero en forma parcial en partidas sucesivas a medida que están disponibles y el proveedor va haciendo entregas también fraccionadas es de muy difícil aplicación; para el control de la Trazabilidad se deben desarrollar métodos mas confiables para evitar la mezcla de los lotes, el sistema informático debe brindar la posibilidad de que el proveedor por medio de un módulo de E-Procurement reciba la información del sistema e ingrese directamente los productos fabricados con sus lotes e informe los consumos realizados también con sus lotes.
• La identificación del producto terminado entregado a los clientes.
La misma línea de razonamiento se debe aplicar al producto terminado, o sea una vez finalizada la producción, es necesario asignarle un número de lote que permita identificarlo.
Luego debe controlarse estrictamente las partidas enviadas a los clientes.
• El seguimiento de las devoluciones de los clientes.
Para evaluar el Costo de la trazabilidad un factor muy importante que no debe ignorarse es el control de partidas de los productos devueltos por los clientes.
En el caso de productos devueltos por problemas de calidad, es clave considerar la compleja operatoria de que se desarmen los productos defectuosos para recuperar los componentes de y su restitución a las partidas originales. Para poder realizar esta tarea, necesariamente hay que disponer de un sistema informático capaz de soportar esta operatoria, o sea debe soportar todo el ciclo de recuperación de materiales pero sin perder el control de los lotes recuperados; palabra mayor.
Conclusión
Para implementar el control de la trazabilidad se deben tener en cuenta por lo menos tres cosas importantísimas: Los beneficios obtenidos, el mayor costo de llevar la Trazabilidad.
La necesidad, imprescindible de contar con un sistema informático especializado. Que pueda soportar la compleja operatoria esencialmente: control por lote, orden de fabricación con control por lote, control de terceros, control de consumos con ayuda del sistema, control del ciclo de recuperación de materiales, con ejemplos concretos
