Trazabilidad

Es común que empresarios industriales se acerquen a HIPERNET preguntando si el sistema ERP que comercializamos sirve para realizar la Trazabilidad de sus productos. Por cierto que sí, les respondemos y lo invitamos a tomar un café. Imagen de muestra

Según el Comité de Seguridad Alimentaria de AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial.) la Trazabilidad es aquella sucesión de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el proceso histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de determinadas herramientas.

La exigencia de aplicar Trazabilidad tener varios orígenes como ser por ejemplo: el tipo de industria (farmacéutica, alimenticia), requisitos para exportar o para certificar normas de calidad, o por ser proveedores de empresas que lo requieren.

Sin lugar a dudas, llevar la Trazabilidad de un producto tiene grandes ventajas, ya que implica un ordenamiento interno, mejora la detección de fallas, optimiza la gestión de stock de materias primas y productos terminados, disminuye el tiempo de reacción y control en caso de partidas defectuosas y mejora la imagen comercial de la Empresa y del Producto.

Como contraparte, el empresario debe tener en cuenta que la implementación tiene como desventaja un costo generalmente mas importante de lo que se imagina, para lo cual es conveniente que realice una evaluación previa para definir el grado de profundidad y sobre que componentes va a llevar la Trazabilidad y fundamentalmente si dispone de un sistema de gestión que pueda soportar todos los aspectos de la operatoria.

Si no tiene la exigencia de realizar la implementación y lo hace para mejorar su imagen comercial, o para mejorar su organización debe realizar un análisis de costos a efectos de evaluar la relación costo/beneficio de esta operación; el costo depende del grado de profundidad con que se va a llevar la Trazabilidad, por ejemplo puede controlar solo los componentes que tengan mayor probabilidad de tener fallas con graves consecuencias para el producto o para la salud del consumidor.
Bien desde el principio

Cuando una empresa encuentra que debe llevar la Trazabilidad de sus productos tiene que analizar sus procesos productivos para determinar cuales deben ser controlados por Lote en función de las exigencias del mercado.

Por eso es preferible determinar los materiales o productos a los que se va hacer el seguimiento y si éste se realiza a través de un sistema informático, es importante poder definir cuál de los componentes ‘llevará el control por lote’, de modo que el sistema sólo ‘solicite la partida’ de los preestablecidos.
De allí la necesidad de que la Trazabilidad cuente con un sistema informático que permita identificar cada partida de material desde que ingresa al almacén hasta la finalización del proceso productivo.
Los costos paso a paso

Podríamos identificar seis grandes etapas donde impactará la trazabilidad en el costo del producto:

• El ingreso de materiales al almacény la entrega a fabrica

Al momento del ingreso de la mercadería al almacén se debe realizar una correcta identificación de la partida o lote de la materia prima, material o semielaborado ingresado. Esto significa, no solo llevar un número de lote sino también relacionarlo con información del producto suministrada por el proveedor como ser fecha de fabricación y vencimiento, certificados de fabricación o de calidad. Esta operatoria requiere contar con personal calificado para realizar esta tarea adecuadamente, teniendo en cuenta el tiempo que implica realizar esta identificación y considerando la cantidad de componentes que integran un almacén de materias primas.

Debe considerarse que para llevar control por lote, la fábrica debe tener la logística de materiales muy cuidada ya que por ejemplo, al momento del ensamblaje llegarán los componentes en recipientes separados según el lote al cual pertenecen. Esto genera que tanto en almacenes como en la planta exista un movimiento importante de “recipientes” que contienen los componentes separados por partida. Esto tiene un costo de espacio y de tiempo que no es despreciable.

Además, el personal de almacenes debe estar lo suficientemente capacitado para que cuando saca el material de la estantería para entregarla a fábrica, individualice la partida a fin de informarla al sistema, lo que implica una mayor conciencia del operario acerca de la importancia de una correcta identificación de todos los movimientos.

Por esto hay que tener en cuenta que la cantidad de movimientos administrativos y reales del material puede aumentar exponencialmente y como consecuencia, el costo final de fabricación.

• El proceso de fabricación

En cuanto al costo de la trazabilidad en el proceso de producción, hay que estimar el impacto que tiene informar al sistema el lote de todos los elementos fabricados y el seguimiento en su paso por todos los centros de costos.
El sistema informático debe manejar hasta el último detalle de todos los movimientos, sus partidas y correspondientes ubicaciones físicas en todos los almacenes y centros de costos de la empresa.

• La determinación del consumo de materiales

Debe identificarse el Lote de cada uno de los componentes utilizados en la fabricación. En muchos casos, sin Trazabilidad el consumo de materiales se hace en forma automática a través de un sistema informático, pero con trazabilidad esto requiere la intervención de un sistema mucho mas completo que presente los lotes disponibles más adecuados y personal en grado de definircuales se utilizaron.

• La producción en “terceros”

El tema es aun más complejo en el caso de la producción realizada por terceros con materiales enviados por la empresa.
En la operatoria habitual se envían los materiales al tercero en forma parcial en partidas sucesivas a medida que están disponibles y el proveedor va haciendo entregas también fraccionadas es de muy difícil aplicación; para el control de la Trazabilidad se deben desarrollar métodos mas confiables para evitar la mezcla de los lotes, el sistema informático debe brindar la posibilidad de que el proveedor por medio de un módulo de E-Procurement reciba la información del sistema e ingrese directamente los productos fabricados con sus lotes e informe los consumos realizados también con sus lotes.

• La identificación del producto terminado entregado a los clientes.

La misma línea de razonamiento se debe aplicar al producto terminado, o sea una vez finalizada la producción, es necesario asignarle un número de lote que permita identificarlo.
Luego debe controlarse estrictamente las partidas enviadas a los clientes.

• El seguimiento de las devoluciones de los clientes.

Para evaluar el Costo de la trazabilidad un factor muy importante que no debe ignorarse es el control de partidas de los productos devueltos por los clientes.

En el caso de productos devueltos por problemas de calidad, es clave considerar la compleja operatoria de que se desarmen los productos defectuosos para recuperar los componentes de y su restitución a las partidas originales. Para poder realizar esta tarea, necesariamente hay que disponer de un sistema informático capaz de soportar esta operatoria, o sea debe soportar todo el ciclo de recuperación de materiales pero sin perder el control de los lotes recuperados; palabra mayor.
Conclusión

Para implementar el control de la trazabilidad se deben tener en cuenta por lo menos tres cosas importantísimas: Los beneficios obtenidos, el mayor costo de llevar la Trazabilidad.
La necesidad, imprescindible de contar con un sistema informático especializado. Que pueda soportar la compleja operatoria esencialmente: control por lote, orden de fabricación con control por lote, control de terceros, control de consumos con ayuda del sistema, control del ciclo de recuperación de materiales, con ejemplos concretos

Cómo integrar las devoluciones al plan de producción

Según algunos estudios recientes, el porcentaje estimado de rechazos y retornos de los clientes se estima en un 6 % del valor de las ventas. La pregunta es: ¿qué efectos tienen las devoluciones sobre los sistemas de planificación de la producción y abastecimiento?

Se llama Logística Inversa al proceso de planificación, implementación y control del flujo de materia prima, semielaborados, productos terminados y la información relacionada con ellos, desde el punto de consumo hasta el punto de origen con el propósito de recapturarlos, agregarles valor o desecharlos.

Las causas del creciente flujo de materiales en sentido inverso tienen que ver con el aumento de las políticas de servicio al cliente, la calidad y el interés en incrementar la satisfacción y la lealtad del consumidor. Desde la perspectiva del cliente son privilegios y derechos que permiten disfrutar de una mayor calidad en el servicio y que cada vez son más comunes. Pero ¿qué tipo de implicancias tiene para el fabricante?

Más allá de los motivos que llevan a un empresario a evaluar la remanufactura de productos, es importante entender que se debe contar con cierta infraestructura física y de información para poder poner en práctica una eficiente reinserción de los materiales en las diferentes instancias del proceso de producción.

Origen de los productos

Antes que nada podemos clasificar el origen de los productos que regresan a planta.

Devoluciones de producción

Se pueden identificar tres flujos de recupero durante la fase de producción.

• Materiales obsoletos que no tienen valor comercial o que han quedado el almacén o productos vinculados a la distribución, como pallets usados u otros instrumentos utilizados para la distribución de las mercaderías.

• Descartes de producción: materiales, componentes funcionales que no pueden ser reelaborados y que podrían ser, luego de un tratamiento especial, re insertos en el ciclo productivo.

• Productos defectuosos: productos no conformes con los requisitos de calidad. De algunos podrían ser recuperadas las materias primas, mientras que otros podrían ser reelaborados para ser vendidos a una calidad inferior.

Devoluciones de distribución

• Devoluciones comerciales: son aquellos productos que han sido vendidos con opción de devolución.

• Expedición errónea: productos devueltos por el cliente ya que ha sido enviados fuera de término, que contiene defectos o no esta conforme a las especificaciones.

• Reclamos: devoluciones determinadas por una estrategia de la empresa dirigida a resolver problemas derivados del uso de un producto en tanto no esté conforme a la funcionalidad requerida.

Devoluciones surgidas del uso

• Vinculados a la garantía del producto.

• Productos retirados del mercado siguiendo un plan de sustitución. Esta es la situación en la que el producto es sustituido por uno nuevo como en las situaciones de leasing.

Fin de vida

• En este caso el producto ha llegado al punto de fin de su vida útil o ha perdido utilidad o valor. Pero sus componentes y los materiales pueden ser reutilizados en otros productos.

En los procesos de remanufactura existe un alto nivel de incertidumbre, tanto en la cantidad como en la calidad de los productos devueltos. La empresa desconoce cuántos productos le serán devueltos y en qué condiciones estarán.

En algunos casos, al desensamblar los productos, éstos pueden tener componentes reutilizables y componentes que deben ser desechados. También hay incertidumbre acerca de las rutas que los productos deben seguir para ser reparados o remanufacturados. Finalmente, los tiempos de proceso son altamente variables debido a las diferentes operaciones que deberán seguir los productos y esto dificulta notablemente la labor de planificación.

¿Cómo manejar este infierno de desinformación?

Los expertos sugieren definir una estrategia adecuada de producción centrada en la reducción de costos. Cada empresa deberá diseñar un modelo rentable de remanufactura, definiendo parámetros para definir una estrategia de compras que incluya la incorporación de partes recuperadas, estimando el nivel de las devoluciones y la calidad de los productos devueltos, siempre ajustados a la capacidad de producción de la empresa.

Cual es el rol de los ERP?

Los ERP (Enterprise Resourse Planning) son de alta importancia al momento de definir el modelo de gestión de las devoluciones y también al momento de llevar adelante las operaciones de remanufactura propiamente dichas, interviniendo en el proceso de la siguiente manera:

Sin embargo, la aleatoriedad de estos procesos tanto en las causas que producen las devoluciones como en los productos como en las cantidades afectadas hace difícil concebir algún tipo de planificación con el ERP. No obstante, alguno de los orígenes de los reprocesos puede tener algún tipo de manejo con el sistema de producción.

En todos estos casos lo que se trata esencialmente es de registrar los materiales recuperados y los descartados definitivamente a los efectos del cálculo de costos. En algunos casos, como el de los productos defectuosos, se podría imputar el tiempo de reparación y el descarte de materiales a la Orden de Fabricación correspondiente.

En general, es aconsejable para todos estos casos, disponer de un pequeño sector, independiente de la producción seriada, con personal con mucha experiencia dedicados a reparar, recuperar componentes e informar los materiales descartados definitivamente.

Desde el punto de vista de un ERP podríamos hacer el siguiente resumen conceptual:

• Al recuperar materiales o descartarlos se actualiza el stock, por lo que en la próxima corrida de programación, el sistema ajustará automáticamente las compras necesarias y las ordenes de fabricación.

• Vemos muy difícil reincorporar estas tareas en los procesos productivos normales estandarizados ya que incluyen el desarme.

• Debe considerarse seriamente los materiales que afecten la “Trazabilidad” ya que normalmente en estos procesos de recuperación y reparación es casi imprescindible el control del “lote”.

• Si la cantidad de productos a recuperar fuera importante se podrían tomar los tiempos de reparación de prototipos y hacer una estimación, es problema es que los defectos son aleatorios y pueden no estar afectados todos los productos por igual.

Produccion con programación muy variable

Uno de los mayores problemas que enfrenta el gerente de producción es el caso en que el departamento de ventas, a raíz de la situación del mercado o las exigencias de los clientes, modifica permanentemente el requerimiento de producción para cumplir con los pedidos. Veamos cómo resolverlo:

Tomando un ejemplo típico supongamos que se reduzca el programa del producto A, se aumente el de B, y se agregue D que no estaba planificado.

En el momento en que se produce el cambio pueden darse las siguientes situaciones:

1. Se interrumpe la fabricación de A, quedando las Ordenes de Fabricación de Semielaborados en proceso, sin terminar, y con sobrantes que no se necesitan.
2. Como se aumentó la cantidad de B, las cantidades de las Órdenes de Fabricación en curso no serán suficientes y las Órdenes de compra emitidas tampoco, por lo que casi seguramente se deberá fraccionar el montaje de B.
3. Al agregar D, la emergencia va ser mayor, ya que directamente no estaba planificado, lo que obliga a emitir ordenes de fabricación y ordenes de compra, interrumpir otras tareas para hacer "aunque sea" una producción parcial.
4. Para cumplir el incremento de B o la producción de D que no estaba planificada, seguramente se usarán piezas comunes reservadas para otros productos, que faltarán cuándo éstos se fabriquen.
5. Además, para ver la factibilidad de fabricación, siempre en estado de emergencia, se evaluarán los componentes más importantes, pero en el momento del montaje se van a necesitar "Todos" los componentes (incluidos el tornillo o la droga mas insignificante) cuyo faltante puede impedir la fabricación del producto.

Luego de un tiempo y mucha transpiración el Gerente de Fábrica y Planificación logran encauzar la producción razonablemente. ¿Qué sucederá entonces? El departamento de ventas enviará otra modificación del programa y todo vuelve a empezar. En realidad, esta situación no se termina nunca.

Si esta situación se repite con gran frecuencia, dificulta el cumplimiento de cualquier programa. Parece imposible realizar programaciones coherentes y seguirlas, lo que hace que se termine trabajando con una situación de EMERGENCIA permanente.

El nuevo programa va a ser muy difícil de cumplir, por lo que la empresa de alguna forma va a perder ventas o a entregar con atrasos. Frente a la dirección, la Gerencia de Producción aparecerá, inevitablemente, como responsable de no haber cumplido con los programas de ventas.

¿Cuál es la solución?

¿Qué podemos hacer para manejar de la mejor forma esta situación? Esencialmente hay dos caminos diferentes, pero que en conjunto se complementan:

1. Aumentar los stocks de componentes de productos de demanda variable para hacer frente a los continuos imprevistos, en particular de aquellos que tienen un ciclo de fabricación o de abastecimiento largo.
2. Disponer de un Sistema de Producción por computación con la Potencia, Flexibilidad y VISIBILIDAD que permitan mantener controlada la situación frente a todos los cambios.

El sistema debe disponer además de la posibilidad de realizar fácilmente simulaciones. Cuando en las conferencias hablamos de este tema la gente de planificación nos mira asombrada: si yo no puedo manejar esto, como lo va a Manejar un Sistema?

La respuesta es sencilla: porque un sistema posee al menos 3 elementos que el ser humano no posee.

1. Una memoria prácticamente infinita
2. Una increíble capacidad de cálculo
3. La posibilidad de hacer Simulaciones en poco tiempo o sea, imaginar "escenarios" de posibles programas y verificar las ventajas e inconvenientes de cada uno de ellos.

Es decir, hacer pruebas en pocas horas de distintas combinaciones y alternativas de Productos, Cantidades, Fechas, Recursos, Listas de materiales alternativos y Rutas de fabricación alternativas.

El sistema debe disponer en tiempo real de toda la información necesaria para correr en forma inmediata una nueva programación y determinar la nueva situación que se presenta frente a los cambios.

Siguiendo los 5 puntos planteados como inconvenientes veremos cómo nos ayudaría con este ejemplo.

1. Como se reduce la cantidad del producto A nos va a señalar cuál es la cantidad que no se necesita de Orden de Fabricación y Orden de Compra y en relación con el estado de avance que tengan, nos da la posibilidad de detenerlas o anular los saldos faltantes.
2. Por el aumento del producto B, solicitará las Órdenes de Fabricación y Órdenes de Compra por el incremento correspondiente. Si se decide fraccionar la producción de B solicitará, de ser necesario, las Órdenes de Fabricación y las Órdenes de Compra correspondientes a las nuevas fechas de fabricación.
3. Para el producto agregado D, evaluará la disponibilidad de cada componente y de ser necesario emitirá las nuevas Órdenes de Fabricación y Órdenes de Compra. Al hacerlo señalará con alertas si no fuera posible hacerlas en el tiempo necesario de reposición.
4. Al finalizar la programación, alertará si hay componentes faltantes e imposibles de reponer, por lo cual se podrán fabricar los productos con componentes alternativos. Al hacerlo el sistema ya solicita su reposición.
5. El sistema analiza a todos los componentes por igual, desde el más importante al más insignificante, por lo que no será posible pasarlos por alto.

Al finalizar la corrida debemos analizar todos los "Alertas" que nos envía el sistema señalando graves dificultades para la fabricación o compra de los componentes en las fechas necesarias.

De ser imposible cumplir con el programa planteado se harán nuevas simulaciones con cambios de fecha, de cantidades y aperturas de la fabricación hasta llegar a la combinación más conveniente.

Si de todos modos finalmente resultara imposible cumplir con el programa, el Gerente de Producción tendrá elementos contundentes para demostrar porqué no es posible cumplir con el plan o en el caso que se pudiera cumplir, cuáles son sus dificultades, y las consecuencias para el resto de los clientes, la eficiencia y el costo de producción

Conclusiones

Nadie puede hacer milagros, si los programas son muy variables se deben incrementar los stocks de los componentes de los productos involucrados. Se debe tener un sistema de producción totalmente flexible que pueda recomponer toda la situación con cada cambio y mantenerla absolutamente controlada. Al mismo tiempo, los resultados del sistema, luego de haber realizado todas las simulaciones necesarias, permiten justificar a Ventas y a la Dirección por qué es imposible cumplir total o parcialmente con el nuevo programa, liberando a Producción de la responsabilidad y en el mejor, pero difícil de los casos, logre emitir pronósticos más confiables.

Nuestra experiencia nos enseña que muchas veces Ventas no se esmera todo lo posible en hacer buenos pronósticos, puede ser que logrando deslindar responsabilidades se vuelvan más cuidadosos.

Y usted, como maneja la producción variable?